Παρακολούθηση ομιλίας με το Kyndsy και κανόνες ιδιωτικότητας στην εργασία

Αν θέλετε να παρακολουθείτε προσεκτικά τον τρόπο που μιλάτε, το Kyndsy μπορεί να βοηθήσει με έναν ιδιωτικό έλεγχο απευθείας στη συσκευή: μετρά βρισιές, λέξεις πλήρωσης και ευγενικές λέξεις και στη συνέχεια δείχνει την τάση με την πάροδο του χρόνου. Επειδή η αναγνώριση ομιλίας γίνεται στο τηλέφωνο, χωρίς αποθήκευση ήχου ή απομαγνητοφωνήσεων και χωρίς λογαριασμούς, είναι πρακτικό για όσους θέλουν ανατροφοδότηση χωρίς να δημιουργούν ίχνος δεδομένων. Πριν το χρησιμοποιήσετε όμως στην εργασία, υπάρχει κάτι σημαντικότερο από τη λίστα λειτουργιών: να κατανοήσετε τους κανόνες του ιστότοπου που ορίζουν πότε, πού και πώς επιτρέπεται αυτού του είδους η παρακολούθηση.

Ξεκινήστε από το ουσιαστικό ερώτημα: έχετε δικαίωμα να παρακολουθείτε αυτά τα δεδομένα;

Το βασικό λάθος είναι να αντιμετωπίζετε την παρακολούθηση ομιλίας μόνο ως προσωπική συνήθεια, ενώ συχνά αφορά τη συνεργασία με άλλους. Αν χρησιμοποιείτε το Kyndsy μόνο για να εξασκηθείτε σε μια πρόταση, να κάνετε πρόβα μιας παρουσίασης ή να ελέγξετε τα δικά σας μοτίβα ομιλίας, η απόφαση είναι απλή. Αν θέλετε να παρακολουθήσετε μια κλήση με πελάτη, ελεύθερο επαγγελματία, εξωτερικό συνεργάτη ή μέλος της ομάδας, το ερώτημα αλλάζει αμέσως.

Δεν μετράτε πλέον μόνο τη δική σας ομιλία. Μπορεί να καταγράφετε μια εργασιακή διαδικασία, έναν συνομιλητή ή ένα μοτίβο επικοινωνίας που επηρεάζει κάποιον άλλο. Εκεί η ιδιωτικότητα, η συναίνεση και η πολιτική του οργανισμού γίνονται μέρος της διαδικασίας. Η πιο προσεκτική προσέγγιση είναι να θεωρείτε ότι ένα ιδιωτικό εργαλείο αυτοβελτίωσης δεν γίνεται αυτομάτως επιτρεπόμενο εργαλείο εργασίας μόνο επειδή λειτουργεί τοπικά.

Χρησιμοποιήστε το εργαλείο για προετοιμασία πριν το χρησιμοποιήσετε μπροστά σε άλλους

Ο πιο αξιόπιστος τρόπος να αποφύγετε προβλήματα είναι να χρησιμοποιείτε το Kyndsy πριν από μια ζωντανή συζήτηση, όχι κατά τη διάρκειά της. Για παράδειγμα, αν πρέπει να συντονίσετε μια κλήση πωλήσεων, μια συνέντευξη πρόσληψης, μια ενημέρωση της συντακτικής ομάδας ή να δώσετε δύσκολες πληροφορίες σε έναν πελάτη, κάντε πρώτα πρόβα. Διαβάστε τις σημειώσεις σας δυνατά, παρακολουθήστε τη γραμμή τάσης και δείτε αν οι λέξεις πλήρωσης αυξάνονται όταν περνάτε από το ένα σημείο στο άλλο.

Αυτή η χρήση δικαιολογείται ευκολότερα, επειδή περιορίζεται στην εξάσκηση της δικής σας ομιλίας. Δεν συλλέγετε τη φωνή κάποιου άλλου. Δεν προσπαθείτε να εξετάσετε ένα τρίτο πρόσωπο. Απλώς προετοιμάζεστε να επικοινωνήσετε με μεγαλύτερη σαφήνεια.

Αν στον χώρο εργασίας απαγορεύεται αυστηρά η ηχογράφηση συναντήσεων ή η απομαγνητοφώνηση ομιλίας, αυτό δεν εμποδίζει απαραίτητα κάποιον να εξασκείται ιδιωτικά στο σπίτι. Σημαίνει όμως ότι δεν πρέπει να θεωρείτε αποδεκτή την ίδια χρήση της εφαρμογής σε μια ζωντανή κλήση. Αν έχετε αμφιβολίες, κρατήστε το εργαλείο για πρόβες, όπου τα όρια είναι πολύ σαφέστερα.

Αναγνωρίστε πότε η συναίνεση γίνεται το κύριο ζήτημα

Ορισμένες καταστάσεις φαίνονται ακίνδυνες μέχρι να τις δείτε από την πλευρά του άλλου. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να συμμετέχει σε μια κλήση προγραμματισμού περιμένοντας μια συνηθισμένη συζήτηση, όχι παρακολούθηση της ποιότητας της ομιλίας στο παρασκήνιο. Ένας πελάτης μπορεί να συμφωνεί με την ηχογράφηση για τη λήψη σημειώσεων, αλλά όχι με κρυφή ανάλυση του τρόπου που μιλά. Ένα μέλος της ομάδας μπορεί να αποδέχεται μια σύνοψη της συνάντησης, αλλά όχι τη μέτρηση των λέξεων πλήρωσης που χρησιμοποιεί.

Γι’ αυτό ο απλός κανόνας είναι ο εξής: αν η εφαρμογή χρησιμοποιείται σε συζήτηση με άλλο άτομο, αντιμετωπίστε τη συναίνεση ως μέρος της προετοιμασίας και όχι ως θέμα για αργότερα. Ακόμη κι αν το λογισμικό δεν αποθηκεύει ποτέ ήχο ή απομαγνητοφωνήσεις, το γεγονός ότι αναλύει την ομιλία μπορεί να έχει σημασία για τους άλλους.

Για ομάδες που συνεργάζονται με εξωτερικούς επαγγελματίες, μια ξεκάθαρη λύση είναι να αποφασίσουν εκ των προτέρων αν επιτρέπεται καθόλου η παρακολούθηση ομιλίας στις συναντήσεις. Αν ναι, καταγράψτε το γραπτώς. Αν όχι, κρατήστε την εφαρμογή μόνο για ατομική εξάσκηση. Οι σαφείς προσδοκίες μειώνουν τις μελλοντικές τριβές.

Πώς βοηθά μια αγορά υπηρεσιών ελεύθερων επαγγελματιών στη διαμόρφωση των κανόνων

Μερικές φορές το πρόβλημα δεν είναι η εφαρμογή, αλλά η διατύπωση. Μια μικρή εταιρεία, ένας οργανισμός μέσων ενημέρωσης ή ένα πρακτορείο μπορεί να χρειάζεται έναν ελεύθερο επαγγελματία για να γράψει μια σύντομη εσωτερική πολιτική, μια ειδοποίηση για τους πελάτες ή οδηγίες για εξωτερικούς συνεργάτες που εξηγούν τι επιτρέπεται. Πρόκειται για μια συγκεκριμένη, περιορισμένη εργασία, στην οποία μια αγορά υπηρεσιών ελεύθερων επαγγελματιών μπορεί να είναι χρήσιμη.

Αντί να αναζητάτε αόριστα «νομική βοήθεια» ή να ζητάτε από έναν γενικό σύμβουλο να μαντέψει, μπορείτε να βρείτε έναν ελεύθερο επαγγελματία με εμπειρία στη σύνταξη ειδοποιήσεων ιδιωτικότητας, εγγράφων εσωτερικών διαδικασιών ή κατευθυντήριων γραμμών επικοινωνίας. Στόχος δεν είναι να μεταβιβάσετε την ευθύνη της κρίσης σας. Είναι να μετατρέψετε έναν μπερδεμένο κανόνα σε απλή γλώσσα που οι άνθρωποι μπορούν να ακολουθήσουν.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν η ομάδα σας εργάζεται σε διαφορετικές περιοχές ή με εξωτερικούς συνεργάτες που χρειάζονται απλές οδηγίες. Ένας καλός ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να συντάξει μια μονοσέλιδη πολιτική που εξηγεί με καθημερινή γλώσσα αν επιτρέπεται η ιδιωτική εξάσκηση ομιλίας, αν απαγορεύεται η χρήση σε συναντήσεις και ποια ενημέρωση απαιτείται αν κάποιος ενεργοποιήσει εργαλείο παρακολούθησης σε μια ομάδα.

Πρακτική λίστα ελέγχου πριν από την ηχογράφηση ή την έναρξη ανάλυσης

Όταν δεν είστε βέβαιοι ότι μια κατάσταση επιτρέπεται, εξετάστε πρώτα αυτή τη σύντομη λίστα:

• Αναλύω μόνο τη δική μου ομιλία ή εμπλέκεται και η φωνή κάποιου άλλου;
• Πρόκειται για ιδιωτική πρόβα ή για ζωντανή επαγγελματική συζήτηση;
• Θα μπορούσε ο άλλος εύλογα να περιμένει ότι γίνεται ανάλυση της ομιλίας;
• Έχει ήδη ορίσει ο οργανισμός ή ο πελάτης κανόνα για ηχογραφήσεις ή παρακολούθηση;
• Αν έπρεπε να εξηγήσω αυτή την ενέργεια σε μία πρόταση, θα ακουγόταν διαφανής και συνηθισμένη;

Αν κάποια απάντηση σας κάνει να διστάζετε, σταματήστε και διευκρινίστε την κατάσταση πριν συνεχίσετε. Αυτή η παύση δεν είναι γραφειοκρατία. Είναι αυτό που εμποδίζει ένα χρήσιμο εργαλείο αυτοβελτίωσης να γίνει πρόβλημα συμμόρφωσης με τους κανόνες.

Τι μπορεί και τι δεν μπορεί να σας πει η εφαρμογή για την τήρηση των κανόνων

Το Kyndsy μπορεί να δείξει πόσο συχνά βρίζετε, χρησιμοποιείτε λέξεις πλήρωσης ή ευγενικές εκφράσεις, καθώς και την αντίστοιχη τάση. Δεν μπορεί όμως να σας πει αν μια συγκεκριμένη συνάντηση, ένα ακροατήριο ή ένας χώρος εργασίας επιτρέπει την ανάλυση ομιλίας. Ένας σχεδιασμός που σέβεται την ιδιωτικότητα δεν ισοδυναμεί αυτομάτως με άδεια.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή οι άνθρωποι συχνά συγχέουν το «δεν αποθηκεύεται ήχος» με το «δεν χρειάζονται κανόνες». Στην πράξη, η απουσία αποθηκευμένου ήχου μπορεί να μειώνει τον κίνδυνο, αλλά δεν εξαλείφει ζητήματα συναίνεσης ή εσωτερικής πολιτικής. Αν εργάζεστε με εξωτερικούς πελάτες ή συνεργάτες, ή συζητάτε ευαίσθητα εσωτερικά θέματα, εξακολουθείτε να χρειάζεστε κανόνα κατάλληλο για το συγκεκριμένο πλαίσιο.

Χρησιμοποιήστε λοιπόν την εφαρμογή για αυτό που κάνει καλά: την αυτοαξιολόγηση. Για όσα δεν μπορεί να λύσει μόνη της, χρησιμοποιήστε γραπτή πολιτική, συμφωνία μεταξύ ανθρώπων ή μια ειδοποίηση που έχει συντάξει ελεύθερος επαγγελματίας.

Κάντε τον κανόνα αρκετά απλό ώστε να τον ακολουθούν και οι πολυάσχολοι

Ο καλύτερος κανόνας είναι αυτός που θυμούνται οι άνθρωποι. Τα μακροσκελή κείμενα συμμόρφωσης συνήθως αποτυγχάνουν, επειδή κανείς δεν τα διαβάζει στη διάρκεια μιας συνάντησης. Ένας εφαρμόσιμος κανόνας είναι πιο σύντομος και συγκεκριμένος: η ιδιωτική εξάσκηση επιτρέπεται, οι ζωντανές συναντήσεις απαιτούν άδεια και η ηχογράφηση ή ανάλυση της ομιλίας άλλων απαγορεύεται, εκτός αν έχει συμφωνήσει η ομάδα.

Αν η ομάδα σας έχει ήδη οδηγίες για ηχογραφήσεις, συμπεριφορά στις κλήσεις ή εμπιστευτικότητα πελατών, προσθέστε την ανάλυση ομιλίας στην ίδια ομάδα κανόνων αντί να δημιουργήσετε ξεχωριστό λαβύρινθο. Όσο πιο συνεπής είναι η πολιτική, τόσο λιγότερο πιθανό είναι ένα λάθος από απροσεξία.

Αν δεν έχετε τον χρόνο ή το προσωπικό για να γράψετε σωστά αυτόν τον κανόνα, μια αγορά υπηρεσιών ελεύθερων επαγγελματιών μπορεί να βοηθήσει και εδώ. Ένας επαγγελματίας μπορεί να μετατρέψει τις προσδοκίες σας σε σύντομο εσωτερικό έγγραφο, αρχικές οδηγίες για συνεργάτες ή εξήγηση προς τους πελάτες που θα αποτρέψει άβολες συζητήσεις αργότερα.

Συμπέρασμα: κρατήστε τη χρήση ιδιωτική, εκτός αν οι κανόνες επιτρέπουν κάτι άλλο

Το Kyndsy είναι πιο χρήσιμο όταν σας βοηθά να βελτιώσετε τις δικές σας συνήθειες ομιλίας χωρίς να εκθέτετε περιττές πληροφορίες. Έτσι αποτελεί καλό εργαλείο πρόβας, αρκεί η χρήση να παραμένει μέσα σε σαφή όρια. Αν είστε μόνοι, προετοιμάζεστε και μετράτε τη δική σας ομιλία, η πορεία είναι απλή. Αν συμμετέχουν άλλοι άνθρωποι, προηγούνται οι κανόνες και ακολουθεί το λογισμικό.

Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή για εξάσκηση. Χρησιμοποιήστε έναν γραπτό κανόνα για τα κοινά περιβάλλοντα. Αν χρειάζεστε βοήθεια για να μετατρέψετε μια αόριστη προσδοκία σε κάτι που οι άνθρωποι μπορούν πράγματι να ακολουθήσουν, μια αγορά υπηρεσιών ελεύθερων επαγγελματιών μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε κάποιον που γράφει αυτούς τους κανόνες σε απλά αγγλικά.